Wdrożenie systemów usprawniających procesy transportowe lub logistyczne w pewnym momencie staje się koniecznością. Po podjęciu decyzji o tym, że należy wdrożyć system, pojawia się pytanie, z kim to zrobić i jak. Implementacja systemów informatycznych w ponad 50% przekracza założony budżet oraz zaplanowany harmonogram. To ryzyko można zredukować, jeśli będzie się pamiętać o pewnych elementach.

Sposób zarządzania projektem oraz zespół projektowy

To fundament, na którym będzie opierał się cały projekt. Jeśli fundament nie będzie solidny, to cała konstrukcja zachwieje się w posadach, dlatego warto dołożyć wszelkich starań, aby dopracować każdy szczegół.

Pierwszym krokiem jest powołanie zespołu projektowo-analitycznego. Ważne jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie projektu. Najlepiej, aby oddelegowany pracownik zaangażowany był jedynie w realizację danego projektu, jeśli kierownik projektu będzie miał inne obowiązki, wówczas istnieje większe ryzyko niepowodzenia projektu. Kierownik projektu powinien od początku mieć silną pozycje oraz wsparcie Zarządu. Wskazane, aby w zespole znaleźli się specjaliści z różnych działów, dobrze znający firmę, co pozwoli dokładniej przeanalizować potrzeby firmy, usprawnić funkcjonujące procesy, a następnie najefektywniej określić zakres wdrażanych funkcjonalności.

Zespół projektowy  jest jednym z pierwszych i najważniejszych elementów rzutujących na powodzenie wdrożenia danego rozwiązania. Dlatego upewnij się, że został zbudowany najlepiej jak to możliwe, a każdy z członków zespołu zna swoją rolę i obowiązki.

Stwórz i udostępnij dokumentację określającą sposób zarządzania projektem. Określ, w jaki sposób zarządzać zmianą – zwłaszcza w obszarze budżetu, terminów, zasobów oraz zakresu wdrożenia. Ustal wszystkie możliwe metody komunikacji. Wszelkie procedury związane z zarządzaniem projektem powinny być omówione i zaakceptowane przez cały zespół.

Analiza potrzeb i wybieganie myślami w przyszłość

Analiza powinna obejmować mocne i słabe strony firmy oraz to, co w pierwszej kolejności powinno zostać usprawnione. Należy zdefiniować wymagania i potrzeby organizacji. Im dogłębniej przeprowadzona analiza, tym mniejsze ryzyko nieprzewidzianych kosztów i wydłużających się terminów wdrożenia.

Należy zdefiniować docelowy stan zarówno w kontekście software’u jaki i hardware’u oraz przeprowadzić audyt aktualnie stosowanych rozwiązań i sprzętów, w tym serwerów, stacji roboczych, urządzeń mobilnych, połączeń sieciowych i zdalnych. Ważne jest, aby zbadać oczekiwania wszystkich potencjalnych użytkowników wdrażanego systemu oraz zdefiniować procesy biznesowe oraz priorytety. To pozwoli uniknąć niespodzianek w dalszych etapach.

Już na tym etapie ważne jest perspektywiczne spojrzenie na zagadnienie wdrożenia rozwiązania informatycznego – zdecydowanie się na rozwiązanie funkcjonalnie ograniczone może skutkować w przyszłości większymi nakładami finansowymi związanymi z rozbudową istniejących rozwiązań lub kolejnym wdrożeniem. Warto zatem wybierać te rozwiązania, które dzięki modułowej strukturze pozwalają wdrażać te funkcjonalności, które w danym momencie odpowiadają na potrzeby organizacji, a wraz z rozwojem firmy pozwolą na sprawne dokładanie kolejnych elementów. System rośnie wraz z firmą, a początkowe nakłady finansowe związane z wdrożeniem nie są wysokie.

W związku z tym wybierając rozwiązanie, które zostanie wdrożone należy zwrócić szczególną uwagę na:

• Funkcjonalności systemu – powinny być zgodne z priorytetowymi potrzebami
• Modułowość oraz możliwość rozbudowy – czy rozwiązanie będzie mogło być uzupełniane o dodatkowe elementy
• Możliwość indywidualnego dopasowania

Zakres wdrożenia i jego harmonogram

Dzięki przeprowadzonej analizie został stworzony zbiór potrzeb. Teraz niezbędne jest to, aby wszystkie zainteresowane strony wspólnie omówiły zakres wdrożenia i to w jakim stopniu zrealizuje ono potrzeby poszczególnych działów.  Ważne jest także stworzenie harmonogramu i określenie kroków milowych – dzięki temu projekt zostanie podzielony na mniejsze elementy, którymi łatwiej zarządzać.

Harmonogram pozwoli odpowiednio zarządzać poszczególnymi etapami oraz utrzymać projekt na właściwym torze. Powinien on zawierać wszystkie zadania, których wykonanie jest niezbędne do osiągnięcia wszystkich zamierzonych rezultatów. Oczywiste, ale nie zawsze stosowane jest przypisywanie dat realizacji każdego zadania – dla dobra projektu warto o to zadbać. Rzeczy, które mogą stwarzać ryzyko opóźnienia realizacji projektu powinny być w miarę możliwości realizowane jak najwcześniej. Wyodrębnienie kroków milowych pozwoli lepiej śledzić efektywność projektu, a także pomoże w raportowaniu działań.

Testuj i zarządzaj listą problemów

Zadbaj o jedno centralne repozytorium, w którym zostaną zebrane wszystkie problemy. Każdy problem powinien mieć klarowny opis, zawierać informację o nazwisku osoby odpowiedzialnej za rozwiązanie, określoną datę realizacji, status i priorytet. Wysoki priorytet powinien zostać przypisywany tylko tym problemom, których brak rozwiązania wpłynie na stabilność, integralność danych albo będzie zagrażał terminowemu zrealizowaniu danego etapu wdrożenia. Pamiętaj, żeby jasno określać terminy – ASAP dla każdego będzie oznaczać coś innego, więc unikaj określania terminu wykonania właśnie w taki sposób. Dokumentuj nawet te kwestie, które mogą wydawać się banalne – takie najłatwiej przeoczyć, zapomnieć o nich.

Wszelkie informacje powinny być  współdzielone między wszystkich członków projektu oraz przez wszystkich na bieżąco aktualizowane. Im większa skrupulatność, tym mniejsze ryzyko zmian w harmonogramie.

Testowanie wdrażanego oprogramowania jest niezwykle istotnym elementem. Pozwala sprawdzić funkcjonowanie rozwiązania zarówno pod względem aspektów technicznych (błędy w oprogramowaniu), jak i odwzorowania procesów. Dlatego też sporządź scenariusze testowe oraz zaangażuj w testy użytkowników końcowych. Testuj zarówno elementy standardowe, jak i te które będą wykorzystywane rzadko. Oczywiście dostawca wdrażanego rozwiązania dba o to, aby dostarczyć przetestowane funkcjonalności systemu, jednakże Twoje zaangażowanie na tym etapie jest już elementem zapoznawania użytkowników z systemem, z którym będą pracować w niedalekiej przyszłości.

Przygotowanie do startu produkcyjnego

Start produkcyjny powinien zostać poprzedzony szkoleniami. Włączeni w szkolenia oraz w użytkowanie systemu testowego/szkoleniowego powinni zostać wszyscy pracownicy zaangażowani w proces. Dobrą praktyką jest wyznaczenie użytkowników kluczowych, którzy będą pomagać pozostałym użytkownikom – dobrym pomysłem jest przeszkolenie w tym celu menadżerów poszczególnych działów. Bez tego elementu całe wdrożenie potrwa dłużej i będzie wiązało się z ryzykiem frustracji wśród pracowników korzystających z nowego rozwiązania.

Na kilka tygodni przed uruchomieniem systemu produkcyjnego należy przejrzeć listę wszystkich zadań, przydzielić użytkownikom osoby, które pomogą im pokonać ewentualne trudności. Przyda się także wyznaczenie numerów telefonów do osób, które będą odpowiedzialne za kontakty z dostawcą rozwiązań IT.

Profesjonalna firma IT również przygotuje się odpowiednio do wdrożenia oraz będzie bazować na wiedzy zdobytej podczas wielu wcześniejszych wdrożeń. Przy wspólnym zaangażowaniu oraz dobrej komunikacji wdrożenie będzie przebiegać sprawnie, dzięki czemu mocno wzrosną szanse na to, zamknie się ono w wyznaczonym terminie oraz budżecie oraz że inwestycja zwróci się w założonym czasie.